Hoe voorkom ik dat mijn mail in de spam beland?
Als je regelmatig e-mails verstuurt en merkt dat ze niet altijd aankomen in de inbox van de ontvangers, kan het zijn dat jouw e-mails in de spam terechtkomen. Dit kan frustrerend zijn, vooral als je belangrijke informatie wilt delen of professioneel over wilt komen. Het is daarom essentieel om de juiste instellingen toe te passen op je mailbox, zodat je e-mails de beste kans hebben om direct in de inbox van de ontvangers te belanden. In dit artikel zullen we bespreken waarom e-mails vaak als spam worden gemarkeerd en hoe je dit kunt voorkomen door gebruik te maken van SPF, DKIM, en DMARC.
Waarom komt een e-mail in de spam terecht?
Voordat we ingaan op de technische aspecten van het voorkomen van spam, is het belangrijk om te begrijpen waarom e-mails vaak in de spam belanden. Spamfilters zijn ontworpen om gebruikers te beschermen tegen ongewenste en schadelijke e-mails. Ze maken gebruik van verschillende algoritmen en criteria om te bepalen of een e-mail al dan niet als spam moet worden gemarkeerd. Enkele veelvoorkomende redenen waarom e-mails als spam worden beschouwd, zijn:
- Slechte reputatie van de verzender: Als je e-mails regelmatig als spam worden gerapporteerd door ontvangers, kan dit leiden tot een slechte reputatie van jouw e-mailadres of domein. Dit kan ervoor zorgen dat toekomstige e-mails automatisch als spam worden gemarkeerd.
- Onduidelijke of misleidende onderwerpregel: Spamfilters scannen de onderwerpregel van een e-mail om te bepalen of deze relevant is voor de ontvanger. Als de onderwerpregel misleidend is of overmatig gebruikmaakt van hoofdletters, uitroeptekens of spamwoorden, kan de e-mail als spam worden gemarkeerd. Onjuiste opmaak en structuur van de e-mail: Als de HTML-opmaak van je e-mail niet voldoet aan de standaarden of als de inhoud van de e-mail verdacht lijkt (bijvoorbeeld overmatig gebruik van links of verborgen tekst), kan dit leiden tot een hogere kans op het belanden in de spamfolder.
- Ontbreken van authenticatieprotocollen: Het ontbreken van de juiste authenticatieprotocollen kan ertoe leiden dat jouw e-mails als onbetrouwbaar worden beschouwd. Deze protocollen, zoals SPF, DKIM en DMARC, helpen de ontvanger te verifiëren dat de e-mail daadwerkelijk afkomstig is van jou en niet van een kwaadwillende bron.
Het belang van SPF (Sender Policy Framework)
Sender Policy Framework, afgekort als SPF, is een authenticatiemethode die helpt om spoofing en phishing van e-mails te voorkomen. Met SPF kan je aangeven welke servers gemachtigd zijn om e-mails namens jouw domein te verzenden. Wanneer een ontvangende mailserver een e-mail ontvangt, kan deze de SPF-record van het verzendende domein controleren om te verifiëren of de server die de e-mail verstuurt, gemachtigd is om dat te doen.
Door een geldige SPF-record in te stellen voor jouw domein, geef je vertrouwen aan de ontvangende mailserver dat jouw e-mails legitiem zijn. Dit vermindert de kans dat jouw e-mails als spam worden gemarkeerd en vergroot de kans dat ze in de inbox van de ontvangers belanden.
Het belang van DKIM (DomainKeys Identified Mail)
DKIM is een andere belangrijke methode voor e-mailauthenticatie. Het voegt digitale handtekeningen toe aan uitgaande e-mails, waardoor de ontvanger kan verifiëren dat de e-mail daadwerkelijk afkomstig is van het beweerde domein en niet is gewijzigd tijdens het transport. Wanneer je DKIM gebruikt, genereert jouw e-mailserver een cryptografische handtekening op basis van de inhoud van de e-mail. Deze handtekening wordt toegevoegd aan de header van de e-mail. Bij het ontvangen van de e-mail kan de ontvanger de handtekening decoderen met behulp van de openbare sleutel die is opgeslagen in het DNS-record van jouw domein. Als de handtekening geldig is en overeenkomt met de inhoud van de e-mail, wordt de e-mail als legitiem beschouwd. Door DKIM correct in te stellen, vergroot je de betrouwbaarheid van jouw e-mails. Dit kan helpen voorkomen dat ze in de spamfolder belanden en ervoor zorgen dat ze veilig aankomen bij de ontvanger.
Het belang van DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)
DMARC is een protocol dat SPF en DKIM combineert en extra functionaliteit biedt. Met DMARC kan je specifieëren wat er moet gebeuren met e-mails die niet voldoen aan de SPF- en DKIM-validatie. Met DMARC kan je aangeven of e-mails die niet overeenkomen met de SPF- en DKIM-instellingen moeten worden afgewezen of in quarantaine moeten worden geplaatst. Daarnaast kan je instellen dat je rapporten wilt ontvangen over de aflevering en verificatie van jouw e-mails. Het instellen van een DMARC-beleid en het monitoren van de rapporten kan je helpen de integriteit van jouw e-mailverkeer te bewaken en eventuele problemen snel op te sporen. Door gebruik te maken van DMARC, SPF en DKIM samen, kan je de kans minimaliseren dat jouw e-mails als spam worden gemarkeerd en maximaliseren dat ze veilig aankomen bij de ontvangers.
Hoe kan ik zelf testen of mijn mail instellingen juist staan?
Gelukkig zijn er ook gratis tools die iedereen kan gebruiken om te testen of zijn mail instellingen, zoals SPF, DMARC en DKIM, goed staan.
De meest gebruikte tools is: mail-tester.com. Deze tool geeft je e-mail een cijfer van 1 op 10. Hoe hoger het cijfer, hoe beter je mailinstellingen ingesteld staan. Ook geeft de tool je advies punten om te verbeteren aan je mail(instellingen).
Conclusie
Het correct instellen van de SPF-, DKIM- en DMARC-instellingen van jouw mailbox is van belang om te voorkomen dat jouw e-mails als spam worden gemarkeerd. Door het gebruik van SPF, DMARC en DKIM kan je de betrouwbaarheid en legitimiteit van jouw e-mails vergroten. Dit helpt ervoor te zorgen dat jouw berichten in de inbox van de ontvangers terechtkomen.
